Empresas que estão sem faturamento, despesas ou qualquer movimentação financeira devem manter suas obrigações fiscais em dia. A orientação é válida para todo o território nacional e vale enquanto a empresa estiver formalmente registrada, mesmo que esteja inativa. Segundo especialistas da área contábil, deixar de cumprir essas exigências pode resultar em multas, restrições cadastrais e dificuldades futuras para o empreendedor.
A exigência de manutenção contábil, mesmo na inatividade, deve-se ao fato de que a empresa ainda está ativa perante os órgãos governamentais, como a Receita Federal e as Juntas Comerciais. Assim, é necessário o suporte de um contador para garantir o correto envio das declarações obrigatórias e evitar sanções.
O que caracteriza uma empresa inativa?
De acordo com a Receita Federal, uma empresa inativa é aquela que não realiza nenhuma atividade operacional, financeira, patrimonial ou administrativa durante o ano-calendário. É importante diferenciar esse status do de uma empresa sem movimentação, que, apesar de operar com baixo volume, ainda realiza transações eventuais.
Empresas podem se tornar inativas por diversos motivos: fusões, aquisições, reorganizações internas ou até mesmo crises financeiras que levam à paralisação das atividades. No entanto, enquanto a baixa oficial não for registrada nos órgãos competentes, a empresa segue com obrigações acessórias e deve cumprir prazos legais.
Obrigações fiscais de empresas inativas
Mesmo sem atividade, empresas inativas precisam entregar algumas declarações obrigatórias. A principal delas é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) , exigida mensalmente pela Receita Federal. Ela informa que a empresa não teve tributos a recolher, evitando que a ausência de movimentação seja interpretada como omissão de informações.
Outras obrigações incluem:
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): exigida anualmente para empresas no Lucro Presumido ou Real, com prazo até o último dia útil de julho.
- Declaração de Inatividade: obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional.
- Obrigações estaduais e municipais: variam conforme o estado e o município, como GIA e ISSQN.
Consequências do descumprimento
Empresas que deixam de cumprir essas exigências estão sujeitas a diversas penalidades. Entre as principais estão:
- Multas por atraso na entrega de declarações;
- Bloqueio ou exclusão do Simples Nacional;
- Comprometimento do CPF do responsável legal;
- Dificuldade para obter crédito, licitações ou reativação do CNPJ.
Segundo o Conselho Federal de Contabilidade, a atuação do contador é essencial. “Mesmo inativa, a empresa continua com vida jurídica e, por isso, deve cumprir com as obrigações acessórias. O contador é quem garante essa conformidade e evita problemas com o Fisco”, reforça a entidade.
Quando encerrar a empresa oficialmente
Se não houver intenção de retomada das atividades, o empresário deve considerar encerrar formalmente a empresa. Isso inclui regularizar eventuais pendências e solicitar a baixa nos órgãos competentes, como Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura.
O processo pode ser feito de forma digital em muitos estados e exige a atuação de um contador para a correta apuração de tributos e entrega das declarações finais.
Panorama das empresas inativas no Brasil
Segundo dados da Receita Federal, em 2023 havia mais de 1,3 milhão de empresas inativas com CNPJ ativo. Muitas delas foram deixadas em espera por empreendedores que acreditavam que cessar as atividades seria suficiente para se desvincular das obrigações legais.
Esse cenário reforça a importância da orientação contábil tanto para manutenção da empresa quanto para sua baixa adequada.
Mesmo sem gerar receita ou movimentação financeira, uma empresa inativa continua existindo perante o Fisco e, por isso, precisa manter o acompanhamento contábil. O descuido com essas obrigações pode resultar em multas, bloqueios e outras complicações para o empreendedor.
Se não há intenção de retomar as atividades, a melhor decisão pode ser encerrar oficialmente a empresa, com o auxílio de um contador. A regularização é essencial para evitar problemas futuros e garantir a tranquilidade jurídica e tributária do negócio.
Empreendedores que mantêm empresas inativas devem consultar um contador de confiança o quanto antes para verificar sua situação fiscal e definir os próximos passos, seja para manter as obrigações em dia ou iniciar o processo de encerramento definitivo.
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